Por Gary L. Sasso
Información general
Los clientes y las firmas legales a veces hablan sobre “Acuerdos alternos de honorarios” (o “AFA” por sus siglas en inglés) sin entender lo que ellos implican. Mejor entendido, el término describe cualquier arreglo diferente al pago basado solamente en tarifas de facturación por horas, bien fueran “estándar” o “con descuento”.
Muchos clientes y su abogado externo prefieren la facturación por horas debido a que les es familiar y fácil de entender. La facturación por horas es básicamente facturación “más costo”. La firma legal le cobra al cliente según su tiempo en el asunto (sus “costos”) y después agrega un incremento a sus costos horarios para generar un beneficio (el “más”). Las tarifas por horas y un registro de tiempo detallado ofrecen un estándar objetivo para compensar a la firma legal, y los clientes entienden y aceptan esto.
Entonces, ¿por qué los clientes y la firma legal deberían tener en cuenta los AFA? La facturación por horas se centra más en cómo se gasta cada hora que en el costo (o valor) del compromiso en general. Los costos por horas pueden ser inciertos y abiertos. El costo total de la representación puede superar la percepción de su valor por parte del cliente, aún si el trabajo de la firma legal es de primera clase.
Estos inconvenientes son desventajosos tanto para el cliente como para la firma legal. La no satisfacción del cliente puede llevar a disputas sobre las facturas e incluso hasta la pérdida de negocios presentes y futuros. Cuando los clientes sienten que se les ha sobrefacturado, todos pierden.
La facturación por horas también puede alentar o enmascarar una falla por parte del cliente y del abogado externo para manejar un compromiso eficazmente. (Esto se puede y se debería abordar a través del uso de un presupuesto bien pensado. Ver Control de Costos: Presupuestos para una discusión más completa al respecto). Los acuerdos alternos de honorarios pueden obligar a las partes a pensar más acerca de los objetivos del compromiso y cómo lograrlos al menor costo en el mismo inicio cuando se establecen el valor y el precio del compromiso en general. Esto puede alentar un enfoque mucho más intencionado por parte del cliente y del abogado externo para manejar el asunto desde el comienzo hasta el final. Puede generar una situación en la que todos ganen.
Lograr que todos ganen
¿Cómo es posible que todos ganen cuando una parte paga y la otra recibe? Demasiado a menudo vemos el lado financiero de la relación abogado-cliente como un juego de suma-cero. Esto omite el punto de que, en las mejores relaciones, los intereses de las partes están en línea cuando el precio iguala al valor. En una economía de mercado libre, la existencia y continuación exitosa de las corporaciones (y otras clases de negocios) y el cumplimiento y valor de cualquier transacción dependen de la regla de la ley. Por lo tanto, unos servicios legales de alta calidad y unos costos razonables pueden agregar un gran valor a cualquier negocio. Esto lo aprecian los clientes sofisticados. El secreto es cómo equiparar el precio con el valor, desde el punto de vista del cliente.
Como asunto práctico, nosotros tenemos que fijar el precio de la representación legal al inicio de cada compromiso ya que ninguna de las partes quiere dejar la determinación de lo que debería costar para el final del compromiso. En vista de la incertidumbre en casi cualquier compromiso, la mayoría de los clientes y los abogados externos eligen la facturación por horas, acompañada quizás por un cálculo o presupuesto de lo que podría costar la totalidad del compromiso.
No obstante, es completamente posible que las partes lleguen a una situación en que todos ganen al final del asunto utilizando un AFA. Para hacer esto, el cliente y el abogado externo deben sentirse cómodos compartiendo el riesgo. Esto puede ser un “más” ya que puede permitir a las partes iniciar el compromiso del mismo lado de la mesa y cambiar el modelo mental que utilizan para abordar la representación.
Para que esto funcione, el cliente y el abogado externo deben dedicar tiempo y atención al comienzo del compromiso para una evaluación significativa del asunto. En litigios, esto puede ir tan lejos como requerir una revisión y análisis a fondo de los documentos clave, entrevistar a los testigos clave, realizar la investigación legal básica, y hasta presentar ambos lados del asunto a quienes toman las decisiones clave en el interior de la organización del cliente, incluyendo a los jefes de las unidades comerciales así como al abogado interno. El cliente debería pensar acerca del verdadero valor del compromiso para su organización, teniendo en cuenta las metas comerciales, el valor de controlar los riesgos y el valor de los resultados esperados.
Variaciones
Contra este trasfondo, el cliente y el abogado externo pueden estructurar alternativas para arreglos de facturación por horas utilizando una o más aproximaciones básicas, incluyendo las siguientes:
- Honorarios fijos o planos para un asunto o serie de asuntos específicos pagados en cuotas regulares al principio de cada mes del compromiso.
- Horarios fijos o planos para una etapa o etapas de un asunto combinadas con tarifas por hora para el resto del compromiso.
- Uso de un tope de honorarios para la totalidad o parte del asunto.
- Unos anticipos sobre los honorarios, no reembolsables, combinados con un porcentaje de retención de los honorarios normales durante el compromiso, y un acuerdo de pago de un múltiplo de la retención a la conclusión del asunto si el resultado es un “éxito” (definido por anticipado), o la pérdida de la retención si el asunto no alcanza el “éxito”.
- Honorarios basados en “valor”, determinados por un acuerdo mutuo acerca del valor anticipado de la representación en el contexto de los objetivos generales del cliente, que luego se dotan de personal.
- Tarifa horaria mezclada para cualquier categoría única de registro de tiempo o una sola tarifa combinada para todos los registros de tiempo.
Siempre que se utilicen honorarios fijos, honorarios planos o un tope de honorarios, esto se debería establecer algo por encima del monto que las partes normalmente calcularían en un “presupuesto” para proporcionarle a la firma legal un margen contra las exigencias que surgen inevitablemente en cada compromiso. Esto es cierto ya que los presupuestos deberían estar sujetos a modificación a través de algún tipo de procedimiento de “orden de cambio”, en tanto que los honorarios fijos o los topes de honorarios no están diseñados para tener tal flexibilidad. (Por favor vea "Presupuestos" para obtener una discusión completa acerca de la elaboración de presupuestos).
Aunque las partes pueden haber hecho provisiones para ajustes a los honorarios fijos o topes de honorarios bajo circunstancias muy limitadas, estos arreglos de honorarios no deberían estar sujetos a muchas condiciones, o las partes se verán obligadas a rastrearlos contra el desempeño por horas, y podrían entonces haber utilizado la facturación por horas desde el comienzo. Dicho de otra manera, si las partes acuerdan usar honorarios fijos, no deberían comparar este resultado contra las horas facturadas a lo largo de todo el compromiso y ciertamente al final del mismo ya que solo llevarán a reproches o “dudas” que destruirán la situación en que todos ganen que se buscaba.
A falta de una coincidencia extraña, una parte o la otra siempre obtendrá la mejor parte del trato con cualquier honorario fijo. Sin embargo, la clave para que todos ganen es que cada parte acepte al comienzo del asunto que se sienten satisfechos con el precio acordado como una gran manera de manejar el riesgo y de alinear los intereses tanto del cliente como del abogado externo a lo largo de todo el compromiso al fundamentalmente aliviar la tensión asociada con la facturación por horas.
Cuando utilizar acuerdos alternos de honorarios
Aunque en teoría los AFA son adecuados para cualquier compromiso, serán más exitosos cuando se usan por clientes y abogados externos que se conocen y confían entre sí debido a negocios anteriores. También es una gran ventaja si el cliente tiene un registro del manejo de asuntos similares y está dispuesto a compartir información acerca de su experiencia histórica. Esto proporciona al cliente y al abogado externo un objetivo a cumplir o superar, lo demás es igual. Así mismo, el abogado externo estará mejor equipado para fijar un precio mutuamente aceptable si la firma legal tiene una experiencia extensa en el manejo del tipo de asunto en cuestión.
Los AFA también pueden funcionar mejor con asuntos múltiples. El tener un alto volumen de asuntos puede posibilitar que un abogado externo logre eficacias más altas que puede pasar al cliente para reducir el costo agregado del manejo de todos los asuntos, y también puede ayudar a nivelar el riesgo para ambas partes a lo ancho de todo el portafolio de asuntos.
Cualquier firma legal que forme parte de dicho acuerdo debe comprometerse totalmente a hacer lo necesario para cumplir el compromiso con el mismo entusiasmo y calidad con el que lo inició, aún si los honorarios se ponen “en su contra” en algún momento durante cualquier compromiso. Asimismo, el cliente debe estar dispuesto a permitir que la firma legal conserve cualquier beneficio “a su favor” que surja de manejar el asunto supremamente bien o que disfrute del beneficio financiero de oportunidades no esperadas durante el curso de la representación. De esto se trata el riesgo compartido. Si el cliente o la firma legal sienten que no pueden manejar estos resultados emocional o institucionalmente, entonces deberían usar un arreglo de honorarios por hora.
Ventajas de los AFA
¿Cuáles son las ventajas de utilizar AFA? Hay muchas:
- Pueden ofrecer predictibilidad en los costos legales para el cliente, permitiéndole presupuestar de manera más confiable, e incluso incluir una programación de pagos regulares a la finalización de cada asunto o lote de asuntos.
- Deberían limitar el riesgo de costos totales del cliente.
- Alientan a las firmas legales a asumir más responsabilidad en cuanto a los costos del compromiso ya que tienen más riesgo.
- Pueden estimular que el cliente y el abogado externo piensen de manera más creativa y específica sobre cómo majear los costos y resultados de todo el trabajo legal del cliente.
- Pueden alinear mejor el precio del compromiso y el valor para el cliente.
- Pueden reducir los costos legales totales para el cliente sin reducir necesariamente el beneficio para el abogado externo.
- Pueden alentar al cliente y al abogado externo a definir el “éxito” desde el inicio del compromiso y, al enfocarse en este, lograrlo.
- Deberían reducir los malos entendidos y disputas acerca de los honorarios y costos legales e incrementar la satisfacción del cliente, fortaleciendo por ende la relación entre el cliente y el abogado externo.