Presupuestos

Por Gary L. Sasso

Información general

A pesar de la variabilidad en la mayoría de trabajos legales, se recomienda que los clientes y el abogado externo discutan un presupuesto para honorarios y costos concernientes a la representación legal temprano en el compromiso. Este es un tema que cualquier parte preferiría evitar, pero el no abordarlo temprano y a menudo a lo largo del compromiso puede llevar a sorpresas, relaciones tensionadas, y hasta a la terminación de la relación y a disputas.

Evaluación temprana del asunto

El eje para la elaboración exitosa de un presupuesto es una evaluación temprana razonablemente concienzuda del asunto. Casi cada cliente insiste en que él realiza estas revisiones como parte normal del curso del asunto, pero muy pocos lo hacen realmente ya que no desean gastar dinero en esto al inicio del compromiso. No obstante, este podría ser el dinero mejor gastado durante todo el compromiso. Esto puede conducir a que se hagan elecciones clave, incluyendo la decisión más fundamental de si continuar con una transacción, o de si y cuando litigar o llegar a un acuerdo en una disputa.

¿Qué debería formar parte de una buena evaluación temprana del asunto? Esta debería implicar una conversación a fondo entre el cliente y el abogado externo acerca de las metas y objetivos legales de la empresa (o personales) del cliente, el significado o el valor del asunto para los intereses empresariales (o personales) del cliente, el contexto del asunto (los eventos que lo precedieron), los actores clave (dentro y fuera de la organización del cliente), y cualquier transacción o procedimiento relacionado o paralelo (p. ej., tratos comerciales previos o contemporáneos entre las partes, solicitudes pendientes de permisos o aprobaciones para transacciones, investigaciones reguladoras pendientes o anunciadas o procedimientos de cumplimiento).

El abogado externo debería estar autorizado para reunirse con y entrevistar a personas clave (las que toman decisiones o los expertos financieros en una transacción y los testigos en un asunto litigado), para recopilar y revisar documentos clave y para realizar una investigación legal y básica de todos los asuntos clave de los hechos. Si esto es un asunto urgente, el tiempo para hacerlo será comprimido. Si el tiempo lo permite, esto se puede y se debería hacer en los primeros 30 a 90 días del compromiso.

Al final de esta investigación, el abogado externo debería realizar un análisis cuidadoso de la información obtenida y presentar este análisis al cliente. Si el asunto se litiga, idealmente ambos lados de la disputa deberían ser presentados agresivamente por diferentes personas del equipo del abogado externo. El abogado debería presentar esto a las personas clave de toma de decisiones en la organización del cliente, quienes definitivamente tomarán la determinación de si o cómo proceder con una transacción o de si intentar llegar a un acuerdo en la disputa. Esto debería incluir a los líderes empresariales en la organización del cliente, en lugar de solamente el abogado interno.

Elaboración de un presupuesto

Con el beneficio de esta evaluación temprana del asunto, el cliente y el abogado externo podrán desarrollar un presupuesto realista para el manejo del asunto. Tenga en cuenta que este proceso debería incluir la consideración de estrategias alternas en lugar de simplemente poner precio a un curso de acción recomendado, lo que implícitamente descalificará opciones menos costosas y más costosas. Considere desarrollar opciones de “caso bajo”, “caso medio” y “caso alto” en términos de alcance, extensión y costo en dólares del compromiso, teniendo en cuenta sin embargo que cada aproximación implicará un conjunto muy diferente de compromisos en términos de riesgo, costos y resultados esperados.

Cada presupuesto será diferente dependiendo de la naturaleza del compromiso y las preferencias del cliente. Pero algunas mejores prácticas aplican para todos los enfoques: 

  • Establecer e identificar a los miembros del equipo del abogado externo tan específicamente como sea posible e intentar mantener la continuidad de este equipo a lo largo de todo el compromiso. Esto mejorará la certidumbre al anticipar el costo de los servicios y también ayudará a evitar la ineficacia y la duplicación de esfuerzos. 
  • Establezca todos los supuestos críticos utilizados para preparar el presupuesto, pero no se apoye en ellos como un sustituto para llegar a un estimativo razonablemente confiable. 
  • Divida el asunto en etapas clave y presupueste la actividad para cada etapa. Naturalmente, las etapas tempranas serán más seguras. 
  • Esboce las actividades anticipadas para cada etapa en detalle razonable, identificando los registros de tiempo, sus tarifas por hora y las horas previstas para cada actividad. 
  • El abogado externo debería informar mensualmente cómo está progresando el asunto en relación con el presupuesto en términos de (1) el avance del asunto medido por hitos clave en el compromiso, (2) la generación de honorarios y costos a la fecha en relación a lo que se predijo que ocurriría y (3) el progreso probable del asunto en relación con los pronósticos del presupuesto. 
  • Incorporar un procedimiento de “orden de cambio”, preferiblemente con un acuerdo escrito por parte del abogado externo y del cliente para los cambios por adelantado al presupuesto, o si son inevitables, después del hecho. 
  • Identificar cualquier honorario o costo (especialmente por parte de terceros, incluyendo expertos) excluido del presupuesto. 
  • Haga lo mejor que pueda para anticipar e incorporar montos para contingencias que puedan suceder, aunque no espere actualmente que ocurran. Puede hacerlo en la forma de planificación de escenario del “peor caso”, o puede contar con experiencias pasadas para “redondear” el número total con el fin de obtener un margen que usted ya haya experimentado en compromisos anteriores similares y reales. 
  • Asegúrese de establecer si o cuándo el abogado externo podría anticipar ajustes a las tarifas por hora durante el curso del compromiso para evitar sorpresas o malos entendidos cuando eso ocurra.

Permanecer dentro del presupuesto

En la mayoría de los compromisos, estará tratando con otra parte cuyas acciones le podrían obligar a emprender actividades que usted podría no haber planificado realizar. Debería esforzarse por anticipar esto tanto como sea posible según experiencia pasada y lo que usted sabe acerca de su participación específica y la de las otras partes en la transacción o litigio. Dicho eso, usted tendrá algunas sorpresas que no puede anticipar, para las que tendrá que proveer a través del procedimiento de “orden de cambio” que se mencionó antes.

No obstante, tendrá más bajo su control que lo que la mayoría de los clientes y los abogados externos consideran a menudo. Una clave para funcionar exitosamente bajo acuerdos alternos de honorarios o bajo arreglos de tarifa por hora disciplinados por un presupuesto riguroso será una conversación abierta y franca entre el abogado externo y el cliente respecto al manejo del asunto. Muchos asuntos cuestan más de lo que deberían debido a que a los abogados externos no se les da el control suficiente por parte del cliente sobre la ejecución del compromiso. Bajo el arreglo de facturación por horas, el cliente asume este riesgo. Por consiguiente el abogado externo puede inclinarse a ceder control sobre el asunto al cliente dispuesto a pagar por el privilegio. En algunos casos, el abogado externo se puede sentir obligado a realizar servicios que podrían no ser estrictamente necesarios para evitar críticas debido a que el cliente no está dispuesto o no puede tomar las decisiones necesarias de manera oportuna sobre riesgos y recompensas.

Por lo tanto, una clave para permanecer dentro del presupuesto (o, para el caso, para hacer que cualquier acuerdo alterno de honorarios funcione con éxito) es que el cliente y el abogado externo establezcan al inicio un entendimiento claro de que el abogado externo podrá manejar las decisiones clave sobre personal y tácticas para llevar a cabo el compromiso con éxito. Un cliente no puede insistir razonablemente en que el abogado externo sea responsable por los honorarios del caso si el abogado externo no tiene la responsabilidad para administrar el asunto a medida que avanza. Naturalmente, el cliente debe confiar en el abogado externo para que esto funcione, y esto sucederá con frecuencia si las partes tienen un historial de trabajo conjunto exitoso. El abogado externo aún debería conversar con el cliente sobre todas las decisiones clave del asunto, incluyendo la identificación y búsqueda de todas las estrategias fundamentales. El cliente siempre conservará la discreción para interceder en el asunto, sujeta a las revisiones de presupuesto adecuadas y a las obligaciones del abogado externo bajo las reglas de conducta profesional correspondientes.

Reunión informativa posterior al asunto

A la finalización de cualquier asunto, el abogado externo y el cliente se deberían reunir para conversar acerca del manejo del asunto. Esto debería incluir una evaluación clara de las expectativas de las partes al inicio del compromiso, los obstáculos enfrentados y superados durante el compromiso, y el éxito general del compromiso desde las perspectivas estratégica y financiera. Esto posibilita una excelente oportunidad para garantizar que los términos del compromiso fueron justos tanto para el cliente como para el abogado externo y para identificar e incorporar las lecciones aprendidas en otros asuntos en curso o en compromisos futuros.

Conclusión

En consecuencia, cuando se utiliza adecuadamente, un presupuesto puede facilitar el manejo por parte del cliente y del abogado externo de cualquier asunto importante, y debería reducir los malos entendidos y sorpresas y por lo tanto mejorar la relación entre el cliente y el abogado externo.