Evite las gangas que pudieran ser costosas

Por Adriana Gardella

David Crowe ha aprendido que, cuando se trata de servicios legales, lo mejor necesariamente no significa más rápido y más barato. El Sr. Crowe, un vicepresidente senior de Lexington Insurance Company y la cabeza mundial de la propiedad reclamaciones en Chartis, dirige un departamento de reclamaciones de 200 empleados que maneja asuntos de accidentes, responsabilidad profesional, propiedad y reaseguro. Miembro de la Junta de asesoría al cliente de Carlton Fields, recientemente debatió sobre elegir y gestionar un abogado externo, los pros y los contras de acuerdos alternos de honorarios y los potencialmente asombrosos costos de e-discovery. Una versión condensada de sus observaciones se presenta a continuación.

P: ¿Qué busca al contratar a un abogado externo?
Sr. Crowe: Es importante trabajar con personas en quienes confiamos. Esto se aplica a todos en el equipo. Así que necesitamos saber la fortaleza de los abogados de la firma. Esto puede sonar duro, pero necesitamos saber el plan del socio líder si a él o ella “la atropella un bus”.

P: ¿Cómo trabaja más eficazmente con los equipos que reúne?
Sr. Crowe: Nosotros fijamos expectativas durante las conversaciones iniciales, dirigimos el caso, y participamos activamente en el manejo del mismo. Para facilitar esto, le pedimos al abogado externo que prepare lo que llamamos un “plan de acuerdo para litigar”. Esto sirve como boceto para cómo anticipamos que manejaremos el pleito, pero la clave es mantener las líneas de comunicación abiertas. Tendrá que estar dispuesto a retar al abogado acerca de sus suposiciones, la evaluación del caso y las estrategias recomendadas. Es especialmente importante descubrir temprano si estamos tratando con un mal caso a través de una investigación agresiva que recopile declaraciones, fotos y otros documentos. Esto impulsará nuestra estrategia para litigar o resolver el caso.

P: ¿Qué errores cometen los clientes al tratar con un abogado externo?
Sr. Crowe: A menudo se concentran exclusivamente en su rentabilidad de una manera miope. Generalmente esto significa presionar al abogado externo sobre tarifas por hora o presupuestos por caso. En tanto que nos preocupan las tarifas y los presupuestos, también queremos un buen producto. Estos dos no están necesariamente relacionados y a veces pueden estar inversamente relacionados. No queremos ser sabios del centavo y tontos por libras.

P: ¿Un honorario alterno es la respuesta?
Sr. Crowe: Estos funcionan bien en algunos casos y no tan bien en otros.

P: ¿Puede dar algunos ejemplos?
Sr. Crowe: Hace algunos años, cuando trabajaba para una empresa diferente, tuvimos un arreglo de honorario plano con otra firma legal. Mientras que nuestros gastos de litigio bajaron en el corto plazo, nuestra indemnización subió. Los abogados no estaban motivados financieramente para realizar la investigación necesaria. Aunque no teníamos que revisar las facturas mensuales, incurrimos en un costo general mucho mayor al final. Hemos tenido éxito con tarifas combinadas, que nos permiten pagar una tarifa por hora independientemente de cuál abogado maneja el asunto. Este arreglo funciona mejor para nosotros en casos de alta exposición donde un socio maneja mucho del trabajo. No nos oponemos a un acuerdo en que todos ganen, pero esos arreglos serán exitosos sólo cuando el cliente puede confiar en que el abogado externo tome decisiones prudentes en cuanto a dotación de personal. También hemos usado anticipos mensuales sobre los honorarios, generalmente en asuntos ambientales muy complejos. La firma recibe un monto $X por mes, independientemente del número de casos.

P: ¿Cuál es uno de los mayores retos de litigio de su compañía?
Sr. Crowe: E-Discovery es un asunto inmenso y los costos son enormes. Para estar seguro de estar cumpliendo, usted necesita una firma con experiencia. Usted no quiere tener que enseñarle a sus abogados lo que ellos necesitan saber. Muchas firmas legales dicen tener conocimiento en esta área, pero no todas las firmas legales realmente lo tienen. Es muy complejo y la ley evoluciona constantemente. Por lo tanto debe estar seguro de estar trabajando con una firma legal que realmente conoce los escollos potenciales y sabe cómo evitarlos.

P: ¿Cómo se pueden controlar los costos de la mejor manera y asegurarse de recibir un gran producto?
Sr. Crowe: Todo se reduce a conocer y confiar en su abogado externo. Tarifas, presupuestos, planes de litigio y similares son simplemente herramientas. Estas no pueden sustituir una gran relación con una firma en la que usted confía. Cuando usted tiene eso, y está funcionando, es muy fácil dar todo por descontado. Pero cuando no, usted lo sabe por dentro y vive con desasosiego hasta que haya resuelto el problema. Mantener una comunicación regular con el abogado externo es clave para una relación ideal. Un gran abogado externo aprende rápidamente lo que usted necesita saber, y cuándo necesita saberlo. En mi experiencia, prácticamente cualquier problema concebible entre el cliente y el abogado externo se puede evitar con una comunicación oportuna y eficaz.